چک لیست چیدمان غرفه نمایشگاهی

آیا برای برپایی غرفه نمایشگاه خود احساس آمادگی می‌کنید؟ فراموش کردن فقط یک چیز کوچک می‌تواند، برنامه‌های شما را به طور کلی به هم بزند. برنامه ریزی برای یک نمایشگاه، شامل گردآوری رشته‌های مختلف از فرآیند تصمیم گیری و ملاحظات طراحی گرفته، تا انتخاب پرسنل، نمایشگر مناسب و استراتژی‌های بازاریابی است. با در نظر گرفتن بسیاری از قطعات متحرک و اطمینان از یک رویداد روان و موفق، آماده سازی دقیق و روشنی لازم است.

برنامه ریزی نمایشگاه تجاری می‌تواند، تا اندازه‌ای دلهره آور باشد. اما برای کمک به شما در این راه، ما یک چک لیست برنامه ریزی، شامل تمام وظایف اصلی را تهیه کرده‌ایم که در ادامه به آن می‌پردازیم. نمارنتر به عنوان بزرگترین ارائه دهنده خدمات در زمینه اجاره تلویزیون نمایشگاهی و اجاره تلویزیون شهری، شما را در انتخاب نمایشگر مناسب غرفه‌تان، که یکی از فاکتورهای مهم در برپایی غرفه‌ی تبلیغاتی شما است، یاری می‌کند.

نمایشگاه مناسب تجارت خود را انتخاب کنید

 هر ساله، به معنای واقعی کلمه، صدها نمایشگاه در سراسر کشور برگزار می‌شود. بررسی این که کدام یک از نمایش‌ها برای تجارت شما مناسب است، بسیار با اهمیت است. شما باید متناسب با استراتژی بازاریابی خود، هرچه بیشتر اطلاعات کسب کنید. همچنین باید بررسی کنید که، کدام یک از رقبای شما در حال حاضر نمایشگاه دارند. این امر، برای در نظر گرفتن جایگاه خود و پیام‌های کلیدی بازاریابی، بسیار مهم است.

 اختصاص دادن نقش‌ها و مسئولیت‌های اصلی

 تصور اینکه کل برنامه‌ریزی و اجرای غرفه نمایشگاهی شما باید توسط یک شخص انجام شود، می‌تواند نخستین اشتباه شما باشد. نقطه شروع باید، اختصاص دادن مشاغل اصلی به افراد خاص باشد. بنابراین، با کارمندانی که در این رویداد کار می‌کنند، صحبت کنید. قبل از برپایی غرفه، با کارمندان خود جلسه‌ای را برگزار کنید. این کار باید حداقل هفته‌ها قبل انجام شود.

 به کسانی که مایلید با آنها کار کنید، اطلاع دهید که چه خبر است. برنامه‌ای ارائه داده و در آن مسئولیت آن‌ها را به طور کامل شرح دهید. همچنین با کارکنانی که پس از عزیمت شما، مدیریت فروشگاه، دفتر یا انبار را برعهده دارند، صحبت کنید. اطمینان حاصل کنید که همه در یک صفحه هستند تا در طول برپایی غرفه، هیچ اتفاق ناخوشایندی در رابطه با کارکنان رخ ندهد. علاوه بر این، سازماندهی حمل و نقل کارمندان و کارکنان یک امر مهم است. شما باید راهی پیدا کنید تا، کارمندان و تجهیزات نمایشگاه خود را در سریعترین حالت ممکن به نمایشگاه برسانید. در صورت نزدیک بودن محل برگزاری، ممکن است این کار چندان دشوار نباشد.

برنامه‌های خود را ارزیابی کنید و فضای مورد نظرتان را انتخاب کنید

هنگامی که با برگزارکننده نمایشگاه تماس گرفتید، آن‌ها بلافاصله برنامه‌ریزی طبقه‌ای از این رویداد را، برایتان ارسال می‌کنند. طرح طبقه شامل تمام ورودی‌ها و خروجی‌ها، اتاق‌های سمینار حاوی تلویزیون‌ نمایشگاهی، تئاتر‌ها و مناطق عمومی مانند کافه‌ها خواهد بود.

در واقع قبل از عزیمت، بررسی نهایی را انجام دهید. با ارائه چک لیست تامین کارکنان و برنامه‌ریزی قبلی، همه‌چیز را نهایی کنید. اطمینان حاصل کنید که همه چیز در جایی که باید باشد هست و همه پرسنل آماده هستند.

استفاده از تلویزیون نمایشگاهی

 تلویزیون‌ نمایشگاهی، راهی برای ارتقاء تجارت و بیزینس شما محسوب می‌شود. تلویزیون نمایشگاهی، به راحتی قابل حمل و جمع آوری است و استفاده از آن‌، در هر رویدادی و فضای تبلیغاتی، بسیار ایده‌آل است. تلویزیون نمایشگاهی، گزینه مناسبی برای هر کسب و کاری است که قصد دارد در نمایشگاه‌های متعدد و با امکانات متعدد، محصول یا خدمت خود را به نمایش بگذارد. امروزه روش‌های فراوانی برای تبلیغ محصولات و خدمات شرکت‌ها وجود دارد.

در روش‌های آنلاین تنها بخش کوچکی از مخاطبان کالاها و خدمات را می‌بینند. بدون شک یک نمایشگر دیجیتالی که از تکنولوژی‌های پیشرفته برای تبلیغات استفاده می‌کند، می‌تواند خیلی بیشتر از روش‌های اینترنتی و بیلبوردهای قدیمی و تک بعدی توجه مخاطب را به خود جلب کند. تصاویری که روزانه توسط میلیون‌ها نفر دیده می‌شوند و می‌توانند افزایش فروش را برای شرکت‌ها به دنبال داشته باشند. نسل جدید تلویزیون شهری با توجه به نوع خواسته‌ی مشتریان در مدل‌ها  و کیفیت‌های گوناگون عرضه می‌شود. جدا از بزرگ بودن تصویر طیف نور و رنگ آن نیز گزینه‌ای است که در جذب مخاطب بسیار تاثیر گذار است.

مکانی که غرفه شما در آن قرار دارد

مکان غرفه شما می‌تواند، تاثیر زیادی در شناخته شدن برندتان داشته باشد. در حقیقت برای اینکه بیشترین تعداد شرکت کننده از کنار جایگاه شما عبور کنند، رزرو زود هنگام، برای دستیابی به بهترین موقعیت ممکن ضروری است. با این حال، موقعیت عالی و اندازه جایگاه نیز می‌تواند، بر افزایش هزینه‌ها تاثیر بگذارد.

نوع نمایشگاه خود را انتخاب کنید

 اگر برای اولین بار غرفه‌دار هستید، ممکن است با گزینه‌های مختلف غرفه نمایشگاهی گیج شوید. یک برگزارکننده نمایشگاه تجاری، احتمالا دو بسته به شما پیشنهاد می‌دهد. طرح پوسته یا فقط فضا. اما این یعنی چه؟ طرح پوسته عموما گزینه‌ی ارزانتری است و به طور معمول شامل دیواره‌های پایه و فرش است. دیوارهای غرفه، یک بوم خالی هستند که تلویزیون‌ نمایشگاهی یا بنرهای شما، روی آن‌ها نصب می‌شود. استند شما، از نظر ظاهری مانند بقیه است. اما با گرافیک موثر و جذاب می‌توانید، یک استند زیبا، حتی با بودجه کم ایجاد کنید.

غرفه‌های نمایشگاهی فقط فضایی، یک بوم خالی کامل هستند که شما در آن، هزینه‌ی فقط فضای کف را پرداخت می کنید. مشاغل با بودجه‌ی بزرگتر که می‌خواهند از تلویزیون‌ نمایشگاهی استفاده کنند یا طراحی استند سفارشی ایجاد کنند، فقط فضا را رزرو می‌کنند.

اطمینان حاصل کنید که شرکت شما در وبسایت نمایشگاه‌داران ثبت شده است

پس از تایید غرفه، این امکان را خواهید داشت که، در وبسایت نمایشگاه حضور پیدا کنید. این به شرکت کنندگان احتمالی اطلاع می‌دهد که شما، در آنجا استقرار پیدا کرده‌اید. در بسیاری از نمایشگاه‌ها، پیوندی به وبسایت خود شما نیز وجود دارد که می‌تواند، منبع خوبی برای بازدید بازدیدکنندگان و همچنین افزایش دید آنلاین شما باشد.

اهداف خود را مشخص کنید

 چرا در این نمایشگاه تجاری شرکت کرده‌اید؟ رزرو غرفه نمایشگاهی اغلب گران است. بنابراین تعیین اهداف معنی‌دار، بسیار مهم است و این اهداف باید در سایر برنامه‌های شما، در خط مقدم باشد. آنچه را که می‌خواهید از نمایش خود به دست آورید، تحلیل کنید این مورد می تواند شامل آگاهی از برند، فروش مستقیم، عرضه محصول جدید، جمع آوری اطلاعات تماس و ... باشد. اهداف خود را روی کاغذ بیاورید و آن‌ها را با بقیه تیم برنامه‌ریزی خود در میان بگذارید.

تبلیغات پیش نمایش را برنامه‌ریزی کنید

این مرحله، اغلب نادیده گرفته می‌شود. اما باید بخشی از هر برنامه موفقی باشد. شما باید در نظر داشته باشید که، چگونه مشتری‌های آینده خود را درگیر می‌کنید و چه اطلاعاتی را می‌بینید. بنابراین می‌توانید، یک پیشنهاد ویژه اختصاصی در نمایشگاه ایجاد کنید که می‌تواند، آن را در مجلات صنعت یا از طریق رسانه‌های اجتماعی یا با همین تلویزیون نمایشگاهی، تبلیغ کنید. بیشتر نمایشگاه‌های تجاری، هشتگ مشخص دارند و پست‌های شما را، که شامل آن است به اشتراک می‌گذارند.

ادبیات بازاریابی و طراحی چاپ

غرفه نمایشگاهی شما، بدون ادبیات چاپی برای بازدید‌کنندگان آماده نخواهد بود. بروشورهای چاپ شده، کاتالوگ‌ها و بروشورهای محصولات می‌توانند، شامل اطلاعات دقیق باشند. کارت ویزیت مورد اعتماد را فراموش نکنید. همچنین ممکن است بخواهید، در هنگام گردش در نمایشگاه، بروشورهایی برای رونق کسب و کار خود در بین مردم توزیع کنید.

برنامه ریزی کنید که چه کسی شرکت خواهد کرد

تعداد مورد نیاز کارکنان و همکارانتان، به اندازه جایگاه شما بستگی دارد. برای غرفه‌های نمایشگاهی با اندازه استاندارد، معمولا توصیه می‌شود که، دو نفر همیشه غرفه را تحویل بگیرند. همچنین ممکن است بخواهید، یک جدول زمانی ایجاد کنید تا تیم شما از مکان خود مطلع شود. در حال، شما افرادی را می‌خواهید که، در کسب و کار شما به اندازه کافی متخصص بوده و همیشه قابل دسترس باشند.

ارسال سفارشات برق و مبلمان

 اگر طراحی غرفه شما، شامل الزامات الکتریکی و مبلمان است، (که اغلب از طریق برگزارکنندگان نمایشگاه قابل دسترس است) باید این موارد را از قبل سفارش دهید. همچنین ممکن است بتوانید، نورپردازی ارتقا یافته را افزایش دهید.

به طور کلی، قبل از استقرار در غرفه نمایشگاهی، باید تمامی گزینه‌ها ارزیابی شود. این روند باید، مدت‌ها قبل از رزرو اولین نمایشگاه تجاری آغاز شود. به این ترتیب می‌توان، بهترین غرفه را که تمام نیازهای شما را برآورده می کند جستجو کرد. لیست نیازهایتان را بنویسید. نیازهای هر غرفه را بر اساس اهداف محصول یا خدمتی که تبلیغ می‌شود متفاوت خواهد بود. پس لیست مناسبی برای رویداد خود تهیه کنید که، شامل همه موارد مورد نظر باشد. از ابزار پرداخت گرفته، تا گرافیک غرفه و تلویزیون نمایشگاهی. حتی بهترین حافظه‌ها هم، ممکن است مواردی را فراموش کنند. بنابراین با نوشتن تمام موارد، احتمال موارد ضروری فراموش شده، بسیار کمتر می‌شود.

اگرچه جزئیات دقیق هر نمایش متفاوت خواهد بود اما، این شکلی است یک چارچوب محکم برای شناسایی و تکمیل رایج‌ترین اقدامات قبل، حین و بعد از برپایی غرفه نمایشگاهی را فراهم می‌کند.

ذکر کلیه مواردی که هنگام برپایی غرفه نمایشگاهی باید به آن‌ها توجه کرد

اندازه و محل غرفه را تعیین کنید. سایز و نوع مناسب تلویزیون نمایشگاهی را انتخاب کنید. بودجه را تعیین کنید. قبل از رزرو، در مورد رایج ترین اشتباهات نمایشگاهی اطلاعات کسب کنید. مخاطبان خود را مشخص کنید. هدف فروش را تعیین کنید و بدانید که موفقیت از نظر شما یعنی چه؟

تصمیم بگیرید که کدام محصولات یا خدمات را به نمایش بگذارید. نیازهای پایه را تأمین کنید. نیازهایی مثل: روشنایی محل، تاسیساتی مانند آب، برق، گاز، اینترنت، خطوط تلفن، مبلمان، فرش، کف پوش و تجهیزات پذیرایی مثل: کارد و چنگال، فنجان، بشقاب و غیره.

 مناطق رسمی و غیر رسمی برای برگزاری جلسات.‏usb ها، آدابتورها، شارژر‌ها، کابل ها و سطل های زباله.

آیا سیستم ضبط اطلاعات دارید؟ آیا جایگاه شما با مقررات ایمنی مطابقت دارد؟ آیا بیمه شده‌اید؟ آیا نیازهای امنیتی شبانه می‌خواهید؟ آیا جایگاه باید بعد از نمایش ذخیره شود؟

در مورد تیم نمایشگاهی خود تصمیم بگیرید که، آیا آن‌ها از دانش و تخصص کافی برخوردار هستند؟ آیا لازم است که کارکنان لباس مارک‌دار بپوشند؟

بازاریابی قبل از برپایی غرفه نمایشگاهی لازم است و باید پیش از برپایی غرفه بیاموزید که، چگونه بازدید کنندگان بیشتری را به غرفه خود جذب کنید. همانطور که بالاتر هم گفتیم، یکی از این روش‌ها، استفاده از تلویزیون‌های نمایشگاهی است.

محصول یا خدمات خود را‌، در وبسایت یا شبکه‌های اجتماعی تبلیغ کنید و به مشتریان، اطلاع رسانی کامل کنید. کارهای اداری و جدول زمانی فرم‌ها و اظهارنامه‌های سفارش را امضا کنید و به حمل و نقل توجه داشته باشید. زمان تنظیم و برچیدن را یادداشت کنید. لیست شماره‌های مهم تماس را فهرست کنید. جعبه لوازم التحریر حاوی: مواد تمیز کننده، منگنه، خودکار، قیچی و غیره را تهیه کنید. یک کیت کمکهای اولیه بگیرید.

جمع بندی

به طور کلی، بردن تجارت خود به یک نمایشگاه تجاری، یکی از موثرترین روش‌های قرار دادن نام تجاری خود در مقابل مخاطبان بسیار هدف است. این نمایشگاه، مزایای زیادی را به همراه دارد. اما برای غلبه بر چالش‌ها و اطمینان از بهترین بازده، ممکن است به برنامه‌ریزی دقیقی نیاز داشته باشید. چرا که همه کسانی که در نمایشگاه شرکت می‌کنند، موفق نیستند. گرفتن نتایج خوب، در مورد آماده‌سازی، یک استراتژی عالی بازاریابی است. می‌توانید از تلویزیون‌های شهری و تلویزیون‌های نمایشگاهی، متناسب با محیطی که قرار است دستگاه در آن قرار گیرد استفاده کنید. نمارنتر، به عنوان بزرگترین ارائه دهنده خدمات در زمینه تلویزیون‌ نمایشگاهی و تلویزیون شهری، از دانش و منابع کلیدی، برای انجام خدمات این نوع نمایشگرها، متناسب با نیازهای شما برخوردار است.